Powiązane artykuły
Prowadząc firmę specjalizującą się w zwiększaniu wydajności i redukcji kosztów procesów, miałem przyjemność realizować projekty zarówno dla przedsiębiorstw, które przebiły szklany sufit, jak i tych, które wielokrotnie się od niego odbijały.
Do tej drugiej grupy należały firmy, których założyciele byli przekonani, że skoro przed dwadzieścia czy trzydzieści lat notowali wzrost, działając w sposób, który pozwolił im osiągnąć sukces, to dlaczego mieliby coś zmieniać. W znacznej większości uważali, że ich branża i specyfika są na tyle wyjątkowe, że metody usprawniania procesów działające w innych organizacjach w ich wypadku się nie sprawdzą.
Wspólnym mianownikiem łączących właścicieli firm, które osiągnęły sukces, była świadomość, że w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości dotychczasowe metody są niewystarczające. Przyjmowali oni postawy aktywne i mimo spadku sprzedaży i niepewnej przyszłości nie zatrzymywali inwestycji. Wręcz przeciwnie – ciągle zastanawiali się, co należy zmienić i usprawnić.
Z perspektywy czasu ich firmy wychodziły z kolejnych kryzysów – wywołanych pandemią, wojną czy sytuacją gospodarczą – mocniejsze.
Warto zatem zastanowić się, jakie przewagi w elastycznym i rentownym dostosowywaniu się do zmiennej sytuacji rynkowej mają firmy rodzinne.
Po pierwsze szybka decyzyjność
Niewątpliwą przewagą firm rodzinnych w stosunku do nierzadko zbiurokratyzowanych korporacji jest bezpośredni dostęp do właścicieli-decydentów. W sytuacji nagłych zmian otoczenia biznesowego, na przykład wzrostu cen surowców, kosztów mediów, działań promocyjnych konkurencji itp., sygnał o konieczności działania trafia szybko do właścicieli, którzy mogą podjąć wiążące decyzje.
Świetnym przykładem wykorzystania tej przewagi jest wygrany przez Polską firmę rodzinną kontrakt na przeniesienie fabryki z branży samochodowej ze Szwecji do Polski, a następnie jej obsługę logistyczną. Rolą SMART Project w tym projekcie było wsparcie w zaplanowaniu i realizacji przeprowadzki maszyn, urządzeń i komponentów oraz zaprojektowanie nowego obiektu i doradztwo w zakresie jego uruchomienia.
Czas na przeniesienie obiektu i uruchomienie procesów był krótki. Dlatego do realizacji kontraktu wybrano lokalną firmę, której przewagą była właśnie szybka decyzyjność. Jej właściciel osobiście angażował się w projekt, był „na pierwszej linii frontu” i nie bał się odpowiedzialności. Dziś fabryka działa zgodnie z założeniami, a firma, którą wspieraliśmy przy przeprowadzce i uruchomieniu procesów, przynosi dochody. Z perspektywy czasu widać, że kluczowymi dla tego projektu czynnikami były szybkie reagowanie na ewentualne ryzyka oraz wzięcie na siebie odpowiedzialności za decyzje podejmowane bez znajomości wszystkich czynników i ograniczeń.
Po drugie lojalność pracowników i wiara w wartości wyznawane przez właścicieli
Realizując dla klientów projekty mające na celu zwiększanie wydajności i rentowności przedsiębiorstw opieramy się przede wszystkim na faktach i liczbach. Jednak równie istotnym dla nas czynnikiem jest zaangażowanie pracowników produkcyjnych, magazynowych lub biurowych w proces usprawnień. Z przeprowadzonych przez nas badań wynika bowiem, że najczęstszą przyczyną niepowodzeń projektów realizowanych przez firmy samodzielnie jest wyłączenie pracowników z wdrażanych zmian. Prowadzi to do wyparcia, a nawet sabotowania usprawnień przez personel. Dlatego zanim rozpoczniemy prace koncepcyjne nad projektem, każdorazowo rozmawiamy z pracownikami różnych działów i na różnych stanowiskach o korzyściach wynikających z jego wprowadzenia.
Wspólnym mianownikiem takich spotkań otwierających w firmach rodzinnych jest możliwość kontaktu z pracownikami z wieloletnim stażem. Nierzadko pamiętają oni czasy, kiedy właściciele otwierali działalność i są z nimi od początku.
Pracownicy ci mają osobiste relacje z właścicielami, utożsamiają się z ich wizją i misją, a także myślą o sobie, jak o przedsiębiorcach zajmujących określone stanowiska. Ich gospodarność i dobrze rozumiane poświęcenie dla firmy to nieoceniona, ale niejednokrotnie niedoceniana wartość.
Dla zobrazowania korzyści płynących z takiej postawy, zarówno dla firmy, jak i pracowników, posłużę się przykładem projektu mającego zwiększyć rentowność, usprawnić komunikację i ułożyć procesy wewnętrzne w dużej firmie rodzinnej. Firma ta przez ponad trzydzieści lat dynamicznie się rozwijała, jednak struktura organizacyjna, odpowiedzialności działów i wzajemne relacje między nimi przez lata nie zmieniały się. Trzymając się uwarunkowań historycznych, a nie bieżącej sytuacji, firma nie mogła elastycznie reagować na dynamiczne zmiany otoczenia biznesowego przez co traciła zyski. Konieczne okazało się zmapowanie i opomiarowanie wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa. Dzięki temu mogliśmy określić optymalny sposób pracy, sprzyjający szybkiemu przepływowi informacji i decyzyjności, a co za tym idzie poprawie rentowności bez dodatkowych inwestycji.
Tego typu projekty wiążą się ze zmianami w strukturze organizacyjnej. Nie inaczej było i tym razem: niemal każdy z dyrektorów i kierowników musiał oddać jakieś przywileje, strefy wpływów i obszary odpowiedzialności. Firma przeszła przez ten krytyczny dla projektu moment, ale przede wszystkim właśnie ze względu na przywiązanie tych menedżerów do organizacji i wiarę w to, że na dokonujących się zmianach skorzysta każdy, nie tylko rodzina prowadząca firmę. Zamiast polityki i walki o władzę przyjęli oni postawę „dbania, jak o swoje”, dzięki czemu udało się wprowadzić zmiany, a w efekcie wyprzedzić konkurencję.
Po trzecie zrozumienie lokalnych uwarunkowań i determinacja do osiągnięcia sukcesu
Takie nagłe i niespodziewane wydarzenia jak wybuch pandemii Covid-19, zablokowanie Kanału Sueskiego przez kontenerowiec Ever Given czy rosyjska inwazja na Ukrainę wywarły gigantyczny wpływ na światową gospodarkę. Wymagały one natychmiastowej i zdecydowanej reakcji w postaci wprowadzenia obostrzeń w zakładach pracy, zmian w procesach produkcyjnych czy zbudowania zapasów surowców i komponentów. Część zlokalizowanych w Polsce oddziałów wielkich koncernów otrzymywała w reakcji na opisane wyżej wydarzenia instrukcje, które nie były dostosowane do lokalnych uwarunkowań i sytuacji. Zapadały decyzje np. o wstrzymywaniu niemal ukończonych inwestycji i zamykaniu rekrutacji na kluczowe lokalnie stanowiska.
W takich sytuacjach najlepiej sprawdza się decentralizacja decyzji i podejmowanie działań na podstawie znajomości lokalnych uwarunkowań i bieżących potrzeb firmy. Decyzje te często są kontrintuicyjne, bo w momencie, gdy spadają zamówienia lub rentowność, należy wydawać pieniądze na usprawnienia lub inwestować w obiekty, które spłacą się dopiero w przyszłości.
Nie inaczej było w przypadku firmy rodzinnej, dla której jako SMART Project projektowaliśmy i uruchamialiśmy nowy magazyn. W momencie, gdy obliczyliśmy i rozplanowaliśmy najkorzystniejszą dla firmy wielkość i układ magazynu, a także jego organizację i wyposażenie, co miało zbudować jego przewagę konkurencyjną w kolejnych latach, wybuchła pandemia. Dla naszego klienta oznaczało to niepewność i realne ryzyko utraty rentowności. Mimo tych zagrożeń oraz faktu, że inne przedsiębiorstwa zamrażały inwestycje, zdeterminowani do osiągnięcia sukcesu właściciele firmy podjęli decyzję o kontynuowaniu prac i budowie obiektu. Ten odważny krok pozwolił im zaoszczędzić na budowie dzięki podpisaniu kontraktów po cenach sprzed inflacji i otworzyć obiekt w czasie, gdy liczba zamówień wzrosła. W efekcie konkurencja, która miała poważne wątpliwości dotyczące poczynań właścicieli, uświadomiła sobie, co to dla niej oznacza.
Podsumowując – wszystko wskazuje na to, że w obliczu kryzysów wcale nie najważniejsza jest wielkość organizacji. W przypadku nagłych, trudnych do przewidzenia wydarzeń, mających wpływ na gospodarkę, przetrwają przede wszystkim firmy najbardziej elastyczne. Sposób, w jaki zorganizowane są przedsiębiorstwa rodzinne daje im szanse na szybkie, zwinne i rentowne dostosowywanie się do zmiennych warunków. Dzięki solidnym fundamentom i wartościom, jakie przyświecają rodzinie, szybkiej decyzyjności, determinacji do odnoszenia sukcesów oraz oparciu się na silnych relacjach z pracownikami mają ogromny potencjał, by wykorzystywać te nagłe i nieprzewidziane zdarzenia do rozwoju i budowania przewagi konkurencyjnej.
Więcej: https://smartproject.pl/
