Strona domowa / Biznes / Praca zdalna – największe dylematy pracodawców

Praca zdalna – największe dylematy pracodawców

Przepisy nowej specustawy o walce z koronawirusem przyznają pracodawcom uprawnienie do polecenia pracownikowi wykonywania, przez oznaczony czas, pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Zarówno w przepisach Kodeksu pracy, jak i ustaw szczególnych, brak jest jednak regulacji dotyczącej sposobu organizacji i wykonywania takiej pracy. Doświadczenia ostatnich dni pokazują nam, że pracodawcy, wobec wspomnianego braku regulacji ustawowej, jak również stosownych praktyk rynkowych, mają wiele wątpliwości dotyczących tego, jak zorganizować pracę zdalną. Postanowiliśmy zebrać najczęściej zadawane nam pytania i przedstawić odpowiedzi na nie w poniższej informacji.

1. Jak powinno wyglądać potwierdzanie rozpoczęcia i zakończenia pracy?

Z oczywistych względów praca poza zakładem pracy znacznie utrudnia pracodawcy monitorowanie czasu pracy pracowników. W konsekwencji konieczne może się okazać odejście od standardowych form, takich jak listy obecności, czy elektroniczny system RCP, na rzecz innych, bardziej adekwatnych rozwiązań. Pracodawca powinien samodzielnie ustalić zasady formalnego rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy zdalnej. I tak, pracodawca może ustalić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej, wymagając, aby w tym przedziale czasowym pracownik pozostawał zalogowany do systemu i jednocześnie wprowadzając zasadę, że wykonywanie pracy poza tymi godzinami musi być zgłoszone uprzednio przełożonemu. Komplementarnym rozwiązaniem, pozwalającym na dokładne monitorowanie aktywności pracownika, mogą być elektroniczne rejestratory czasu pracy zamontowane na komputerze służbowym. Należy jednak pamiętać, że sam rejestrator pozwala jedynie na monitorowanie czasu aktywności pracownika przy komputerze i nie zawsze będzie stanowił odzwierciedlenie jego czasu pracy. Stąd też rejestrator powinien stanowić raczej rozwiązanie uzupełniające w stosunku do innych środków i regulacji obowiązujących w zakładzie pracy.

2. Jaki jest dopuszczalny wymiar czasu pracy w domu?

W stosunku do pracowników świadczących pracę zdalnie znajdują zastosowanie takie same dobowe i tygodniowe maksymalne normy czasu pracy, jak do pracowników świadczących pracę w zakładzie pracy, tj. 8 godzin na dobę oraz 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Praca zdalna, z uwagi na ograniczoną możliwość bezpośredniej kontroli aktywności pracownika, rodzi jednak szczególne wyzwania w kontekście monitorowania i zgłaszania pracy w godzinach nadliczbowych. Wśród stosowanych w praktyce rozwiązań można wyróżnić między innymi uzależnienie możliwości pracy w godzinach nadliczbowych od uprzedniego wyraźnego polecenia przełożonego, np. w formie mailowej.

3. Jak pracownik zdalny powinien zorganizować swoje miejsce

pracy w domu? Polecenie pracownikowi wykonywania pracy w trybie zdalnym co do zasady nie zwalnia pracodawcy z obowiązków w zakresie BHP. Pracodawca nadal bowiem powinien zapewnić pracownikowi odpowiednie szkolenia wstępne i okresowe. W praktyce pracodawca nie ma jednak realnego wpływu na to, czy miejsce, w którym pracownik będzie świadczył pracę, będzie odpowiadało wymogom z zakresu BHP, ani środków, które pozwalałyby mu na egzekwowanie realizacji tych obowiązków. Rozwiązaniem modelowym jest to, aby polecając pracę zdalną odebrać od pracownika pisemne oświadczenie, w którym ten oświadczy, że zobowiązuje się do świadczenia pracy w miejscu spełniającym ogólne wymagania w dziedzinie BHP. Aby treść takiego oświadczenia miała wymiar realny, należy jednak uprzednio pouczyć pracownika o tych wymaganiach, w szczególności umożliwiając mu wgląd do odpowiednich przepisów prawa i zapewnić wsparcie w wyjaśnieniu wszelkich wątpliwości. W praktyce masowej pracy zdalnej ten wymóg jest jednak trudny do realizacji.

4. Jakie czynności poza pracą przed komputerem może obejmować praca zdalna?

Praca zdalna może w praktyce obejmować wszelkie te czynności, które są możliwe do realizacji z zastosowaniem środków porozumiewania się na odległość. I tak, poza pracę przed komputerem, do pracy zdalnej zaliczyć można aktywność taką, jak udział w telekonferencji z klientem, prowadzenie szkoleń on-line, prowadzenie telefonicznych negocjacji, bądź wszelkiego rodzaju działalność koncepcyjną, twórczą, czy kreatywną (przygotowywanie projektów, szkiców, opracowywanie strategii biznesowych itd.) W celu gromadzenia efektów pracy zdalnej, pracodawca może zobowiązać pracownika do bieżącego raportowania o dokonywanych czynnościach.

5. Jakich stanowisk dotyczy możliwość albo obowiązek pracy zdalnej?

Przepisy nie regulują kwestii, dla jakiej kategorii pracowników możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej. W praktyce decyzję w tym zakresie powinien podjąć sam pracodawca, dokonując wszechstronnej oceny na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, należy ocenić, czy czynności wchodzące w zakres obowiązków danego pracownika mogą być efektywnie realizowane na odległość. Po drugie, należy ustalić, czy pracodawca posiada odpowiednią infrastrukturę techniczną, umożliwiającą pracę zdalną. Pracownikowi zdalnemu należy bowiem co do zasady zapewnić sprzęt służbowy (komputer przenośny, telefon), który będzie on wykorzystywał poza miejscem pracy, a jeżeli jest to konieczne, także dostęp do innych zasobów, takich jak wewnętrzne bazy danych zakładu pracy.

6. Czy można żądać od pracownika łączności video z domu?

Pracodawca może zaproponować pracownikowi, aby ten w trakcie rozmów służbowych odbywanych za pomocą komunikatora okazał swój wizerunek. Takie rozwiązanie sprzyja bowiem dobrej komunikacji i stwarza realną namiastkę spotkania odbywanego w normalnych warunkach, w zakładzie pracy. Pracownik powinien jednak co do zasady posiadać swobodę decydowania w tym zakresie. Brak zgody ze strony pracownika na takie rozwiązanie nie powinien rodzić dla niego żadnych negatywnych konsekwencji. Wyjątek mogą stanowić sytuacje, w których okazanie wizerunku jest konieczne z uwagi na szczególne zadanie zlecone pracownikowi, np. udział w telekonferencji z klientem, gdzie nieokazanie wizerunku może być odebrane przez innych uczestników spotkania jako wysoce nieprofesjonalne, bądź wręcz zakłócać prawidłowy przebieg spotkania. Odmowa okazania wizerunku mogłaby wówczas zostać zakwalifikowana jako uchybienie obowiązkom pracowniczym i stanowić podstawę do nałożenia sankcji porządkowej. I tu jednak, ocena zachowania pracownika powinna być dokonywana z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy.

7. Co zrobić w razie wypadku przy pracy w domu?

Wypadek doznany przez pracownika wykonującego pracę zdalnie może zostać w określonych sytuacjach uznany za wypadek przy pracy. Koniecznym jest, aby wypadek pozostawał w związku z wykonywaną pracą. I tak, doznanie urazu przy wykonywaniu codziennych czynności domowych (np. sprzątanie, prasowanie, wyprowadzanie psa) w trakcie przerwy od pracy nie będzie stanowiło wypadku przy pracy, ponieważ czynności te nie pozostają w związku z obowiązkami pracowniczymi danego pracownika. Doświadczenie pokazuje, że weryfikacja okoliczności i przebiegu zdarzenia w przypadku pracowników zdalnych jest trudna, często niemalże niemożliwa (na przykład z uwagi na brak świadków). Dlatego też, rekomendowanym rozwiązaniem jest wprowadzenie przez pracodawcę odpowiedniej procedury zgłaszania wypadków przy pracy zdalnej w regulaminie pracy lub innym wewnątrzzakładowym dokumencie. Ponadto, w przypadku pracowników zdalnych należy zadbać o to, aby byli oni szczególnie świadomi obowiązku niezwłocznego informowania o wszelkich doznanych urazach przy pracy. W przypadku zgłoszenia o wypadku, na pracodawcy spoczywają takie same obowiązki, jak w przypadku wypadków doznawanych w zakładzie pracy.

8. Jak wygląda kwestia związana z kosztami ponoszonymi przez pracownika w trakcie pracy z domu (koszt łącza, koszt druku itp.)?

Kwestia ta nie została uregulowana w przepisach prawa pracy. Powinno to być uzależnione od uzgodnień pomiędzy stronami. Pracodawca może postanowić, że pokryje w całości lub częściowo koszty ponoszone przez pracownika w związku ze świadczeniem pracy w miejscu zamieszkania, np. w formie zryczałtowanej opłaty. W braku takich uzgodnień, pracodawca nie jest jednak zobowiązany do pokrycia tych kosztów.

Autor:

Bogusław Kapłon

Partner | Szef Praktyki Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w DZP

E: Boguslaw.Kaplon@dzp.pl

O Magazyn Family Business

Magazyn Family Business
Family Business. Zarządzanie firmą rodzinną to pierwszy w Polsce kwartalnik poświęcony profesjonalizacji zarządzania w firmach rodzinnych. Opisujemy case studies, pokazujemy historie firm rodzinnych, piszą u nas czołowi eksperci z całego świata!

Zobacz również

Rodzinność jako wyróżnik na rynku

Wiele firm rodzinnych zadaje sobie pytanie, czy ich marka powinna podkreślać zaangażowanie rodziny w biznes. …

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.